個人情報保護に関する基本方針
当社は、個人情報保護の重要性に鑑み、また保険代理業に対するお客さまの信頼をより向上させるため、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（番号法）、その他の関係法令、関係官庁からのガイドライン、特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドラインなどを遵守して、個人情報を厳正・適切に取り扱うとともに、安全管理について適切な措置を講じます。
当社は、個人情報の取扱いが適正に行われるように、従業者への教育・指導を徹底し、適正な取扱いが行われるよう取り組んでまいります。また、個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談に迅速に対応し、当社の個人情報の取扱いおよび安全管理に係る適切な措置については、適宜見直し、改善してまいります。
１．個人情報の取得
当社は、十分な安全管理措置を講じたうえで、個人を特定できるものおよび特定個人情報が含まれる情報を業務に必要な範囲内で、適法で公正な手段により、お客様から個人情報を取得します。
２．個人情報の利用目的
当社は、取得した個人情報を、保険会社より保険募集業務の委託を受けて、所属する保険会社が取り扱う保険商品およびこれらに付帯・関連するサービスの提供など、当該業務の遂行に必要な範囲内で利用します。
その他の目的に利用することはありません。
また、利用目的の変更は、関連性を有すると合理的に認められる範囲においてのみ行い、変更する場合には、その内容をご本人に原則として書面や電磁的記録等で通知し、または当社のホームページ(https://trust1.jp/)等にて公表します。
当社に対し保険業務の委託を行う保険会社の利用目的は、保険会社のホームページ(下記)に記載してあります。当社は複数の保険会社と取引があり、取得した個人情報を取引のある保険会社の商品・サービスをご提案するために利用させていただくことがあります。
【当社と取引のある保険会社一覧】
・ あいおいニッセイ同和損害保険株式会社（https://www.aioinissaydowa.co.jp/）
・ 損害保険ジャパン株式会社（https://www.sompo-japan.co.jp/）
・ 東京海上日動火災保険株式会社（https://www.tokiomarine-nichido.co.jp/）
・ 三井住友海上火災保険株式会社（https://www.ms-ins.com/）
・ アクサ生命保険株式会社（https://www.axa.co.jp/）
・ アクサダイレクト生命保険会社（https://www.axa-direct-life.co.jp/）
・ オリックス生命保険株式会社（https://www.orixlife.co.jp/）
・ ソニー生命保険株式会社（https://www.sonylife.co.jp/）
・ 三井住友海上あいおい生命保険株式会社（https://www.msa-life.co.jp/）
・ 日本生命保険相互会社（https://www.nissay.co.jp）
・ ＳＯＭＰＯひまわり生命保険株式会社（https://www.himawari-life.co.jp/）
３．個人データの安全管理措置
当社は、取り扱う個人データの漏えい、滅失または毀損の防止、その他個人データの安全管理のため、安全管理に関する取扱規程などの整備および全役職員に対する教育研修や取扱機器の定期的な点検により、十分なセキュリティ対策を講じるとともに、利用目的の達成に必要とされる正確性・最新性を確保するための適切な措置を講じます。
当社は個人データの安全管理に係る社内規程を別途定めており、具体的な内容は主として以下の通りです。
- ①基本方針の整備
個人データの適正な取扱い確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「安全管理措置に関する事項」、「質問および苦情処理の窓口等」について基本方針を策定し、必要に応じて見直しています。 - ②個人データの安全管理に係る取扱規程の整備
取得、利用、保存、提供、削除、廃棄等の段階ごとに、取得方法、責任者・担当者およびその任務等についての規程を整備し、必要に応じて見直しています。 - ③組織的安全管理措置
・個人データの管理責任者等の設置
・就業規則等における安全管理措置の整備
・個人データ安全管理に係る取扱規程に従った運用
・個人データの取扱状況を確認できる手段の整備
・個人データの取扱状況の点検及び監査体制の整備と実施
・漏えい等事案に対する体制の整備 - ④人的安全完治措置
・従業者との個人データの非開示契約等の締結
・従業者の役割・責任等の明確化
・従業者への安全管理処置の徹底周知、教育および訓練
・従業者による個人データ管理手続の遵守状況の確認 - ⑤物理的安全管理措置
・個人データの取扱区域等の管理
・機器及び電子媒体等の盗難等の防止
・電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等の防止
・電子データの削除及び機器、電子媒体等の廃棄 - ⑥技術的安全完治措置
・個人データの利用者の識別及び認証
・個人データの管理区分の設定及びアクセス制御
・個人データへのアクセス制限の管理
・個人データの漏えい・毀損等防止策
・個人データへのアクセスの記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの稼働状況の記録及び分析
・個人データを取り扱う情報システムの監視及び監査 - ⑦委託先の監督
個人データの取扱いを委託する場合、個人データを適正に取り扱っている者を選定し、委託先における安全管理措置の実施を確保するため、外部委託に係る取扱規程を整備し、定期的に見直しています。 - ⑧外的環境の把握
個人データを取り扱う国における個人情報保護に関する制度を把握したうえで安全管理措置を実施しています。
４．個人データの第三者への提供
当社は、個人データを第三者に提供するにあたり。以下の場合を除き、ご本人の同意なく第三者に個人データを提供しません。また、個人データを第三者に提供したとき、あるいは第三者から取得したとき(個人関連情報を個人データとして取得する場合を含みます)、提供先・提供者の氏名等・法令で定める事項を確認し、記録したうえ、保管します。
- ①法令に基づく場合
- ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき。
- ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
- ⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
- ⑥相続手続を伴う保険会社支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者へ提供する場合
- ⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
５．センシティブ情報の取扱い
当社は、要配慮個人情報（人種、信条、社会的身分、病歴、前科・前歴、犯罪被害情報などをいいます）ならびに労働組合への加盟、門地および本籍地、保健医療および性生活に関する情報（センシティブ情報）については、次の場合を除き、原則として取得、利用または第三者提供を行いません。
- ①法令等に基づく場合
- ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合
- ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のため特に必要がある場合
- ④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合
- ⑤保険料収納事務等の遂行上必要な範囲において、政治・宗教等の団体若しくは労働組合への所属若しくは加盟に関する従業員等のセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
- ⑥相続手続を伴う保険金支払事務等の遂行に必要な限りにおいて、センシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
- ⑦保険業の適切な業務運営を確保する必要性から、本人の同意に基づき業務遂行上必要な範囲でセンシティブ情報を取得、利用又は第三者提供する場合
６．個人番号および特定個人情報の取扱い
当社は、特定個人情報等は、マイナンバー法により利用目的が限定されており、当社はその目的を超えて取得・利用しません。また、マイナンバー法で認められている場合を除き、特定個人情報を第三者に提供しません。
７．匿名加工情報の取扱
①匿名加工情報の作成
当社は、匿名加工情報（法令に定める措置を講じて特定の個人を識別することができないように個人情報を加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元することができないようにしたもの）を作成する場合には、以下の対応を行います。
・法令で定める基準に従って、適正な加工を施すこと
・法令で定める基準に従って、削除した情報や加工の方法に関する情報の漏えいを防止するために安全管
理措置を講じること
・作成した匿名加工情報に含まれる情報の項目を公表すること
・作成の元となった個人情報の本人を識別するための行為をしないこと
②匿名加工情報の提供
当社は、匿名加工情報を第三者に提供する場合には、提供しようとする匿名加工情報に含まれる個人に関する情報の項目と提供の方法を公表するとともに、提供先となる第三者に対して、提供する情報が匿名加工情報であることを明示します。
注）匿名加工情報とは、特定の個人を識別することができないよう個人情報を加工して得られる個人に関する情報です。(個人情報保護法第2条第9項)
８．保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂
正等・利用停止・消去等
個人情報保護法に基づく、当社の保有個人データおよび特定個人情報等に関する事項の通知、開示・訂正等または利用停止・消去等に関するご請求(以下、「開示等請求」といいます。)については、下記の「お問い合わせ窓口」にご連絡ください。
当社所定の書式にご記入いただいたうえで、後日ご本人が要求する方法(書面または電磁的記録等)により回答いたします。
なお、利用目的の通知および開示請求については、その結果に基づいて正確なものに変更させていただきます。また、個人データ保有者が保険会社である場合は、保険会社にお取次ぎいたします。
９．個人情報等漏えい時等の対応について
当社は万が一発生し、個人情報保護法施行規則第７条の定める事態に該当した場合は、個人情報保護法第２６条１項に従って、個人情報保護委員会等に報告し、ご本人にも通知いたします。ただし、本人への通知が困難かつ本人の権利利益の保護のために必要な代替措置をとっている場合には、ご本人へは通知いたしません。また、同様の場合等で、所定の事態に該当した場合は、保険業法や金融分野ガイドラインに従って、監督当局に報告いたします。
１０．お問い合わせ先
下記にお問い合わせください。また保険事故に関する照会については、下記お問い合わせ窓口のほか、保険証券記載の保険会社の事故相談窓口にお問い合わせください。
ご照会者がご本人であることをご確認させていただいたうえで、ご対応させていただきますので、あらかじめご了承願います。
＜代理店名＞ トラストＯＮＥ株式会社
＜代表者氏名＞ 宮下 香津恵
＜所 在 地＞ 山口市旭通り１丁目１－１３ 第２信和ビル１F
＜電話番号＞ ０８３－９０２－５１４５
＜受付時間＞ 平日 午前９時～午後５時
＜E-mail＞ contact@trust1.jp
※当社からのＥメール、ダイレクトメール等による新商品・サービスのご案内について、ご希望されない場合は、上記のお問い合わせ先までお申し出ください。
平成27年3月5日制定
令和4年5月1日更新
トラストＯＮＥ株式会社
